SHFKs integritetspolicy

Om personuppgiftsbehandling
Från och med 25 maj 2018 behandlas personuppgifter i enlighet med den nya dataskyddsförordningen (GDPR). Nedan kan du läsa om hur Svenska Hundfreestyleklubben behandlar dina personuppgifter.

Villkor för medlemskap, förtroendeuppdrag och deltagande på aktiviteter i Svenska Hundfreestyleklubben SHFK
Som medlem, deltagare, förtroendevald, med mera, i SHFKs aktiviteter godkänner du att SHFK sparar och lagrar dina personuppgifter. Detta är nödvändigt för att SHFK ska kunna verka i enlighet med våra mål, vilka framgår av SHFKs stadgar. Vid anmälan till olika aktiviteter med mera kommer du behöva styrka att du har läst och tagit del av SHFKs information kring lagring av personuppgifter. Enligt dataskyddsförordningen behöver SHFK informera dig som medlem/deltagare/förtroendevald etc. om att vi lagrar dina personuppgifter.

Information om SHFKs rutiner kring lagring av personuppgifter vid medlemskap, förtroendeuppdrag, aktiviteter och tävlingar
• Varför/i vilket syfte lagrar vi personuppgifter
SHFK lagrar personuppgifter för att kunna fullgöra relationen till dig. Genom att lämna dina personuppgifter godkänner du att SHFK lagrar och behandlar dessa, dels med fullgörande av avtal och dels med SHFKs berättigade intresse som rättslig grund.

I samband med SHFKs aktiviteter registreras vilka som varit närvarande. I de flesta fall fyller du själv i dina personuppgifter som vi efterfrågar via olika typer av anmälningsformulär. Insamlingen av personuppgifter kan även ske på andra sätt. De uppgifter som du lämnar eller som vi efterfrågar är de uppgifter som lagras. Vi lagrar även personuppgifter i vårt medlemsregister.

Vi använder dina lagrade personuppgifter för att kunna hantera dina kopplingar till SHFK, såsom utskick och kontakt inom organisationen. Vi använder informationen som lagras om vi behöver komma i kontakt med medlem/deltagare/förtroendevald i olika sammanhang. Uppgifterna används även av organisationen och dess samarbetspartners för sammanställning av statistik avseende hund och hundägande, tävlingsstatistik, medlemsvärvning och annat som kan vara i organisationens intresse. Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring samt för informationsutskick från SHFK. Kontakta vår medlemsansvarige om du önskar avsäga dig direktmarknadsföring.

Vid olika typer av möten sparas även vissa uppgifter i olika typer av dokument. Exempel på personuppgifter som lagras i dokument kan vara personuppgifter i protokoll och i verksamhetsberättelsen från årsmöten och fullmäktigemöten.

• När lagrar vi personuppgifter
SHFK lagrar personuppgifter i samband med våra olika aktiviteter, exempelvis när du ansöker om medlemskap eller när ett resultat för din hund skickas in. När du lämnar personuppgifter till oss godkänner du samtidigt att vi lagrar uppgifterna.

• Vilka personuppgifter lagrar vi
De uppgifter som lagras är de som vi efterfrågar i anknytning till våra aktiviteter. Oftast fyller du själv i de uppgifter som vi efterfrågar. De uppgifter som vi samlar in är de uppgifter som vi lagrar. SHFK hämtar i första hand in uppgifter direkt från dig, samarbetspartner eller liknande. De uppgifter vi behöver är namn, postadress, e-postadress och telefonnummer.

• På vilket sätt lagrar vi personuppgifter och vilka har tillgång till den lagrade informationen
Vi lagrar personuppgifter på våra datorer, i molntjänster, och i arkiv (fysisk pappersdokumentation). De lagrade uppgifterna nås av behöriga personer, styrelsemedlemmar, funktionärer med flera.

• Hur länge lagrar vi personuppgifter
SHFK lagrar dina uppgifter så länge din personpost har någon typ av koppling i SHFKs register. Lagringstiden varierar. En person utan andra kopplingar än tidigare medlemskap raderas senast tre år efter att medlemskapet upphörde. Personuppgifter i styrelseprotokoll raderas inte då protokollen sparas för alltid av historiska skäl. Övriga personuppgifter sparas under olika tid beroende på uppgiften. Bokföringsmaterial sparas exempelvis sju år i enlighet med Skatteverkets regelverk.

Undantag från GDPR för yttrande- och informationsfrihet
Dataskyddsförordningen gäller inte då personuppgifter behandlas i samband med utövande av yttrande- eller informationsfrihet. Enligt förordningen ska undantag för yttrande- och informationsfrihet göras i nationell rätt. I Sverige innebär det bland annat att sådan personuppgiftsbehandling som omfattas av grundlagsskyddet i tryckfrihetsförordningen och yttrandefrihetsgrundlagen undantas om tillämpningen av förordningen skulle komma i konflikt med grundlagarna. Därutöver ska även behandling av personuppgifter som sker för journalistiska ändamål eller för akademiskt, konstnärligt eller litterärt skapande undantas från de flesta av bestämmelserna i dataskyddsförordningen.

Undantag vid utgivningsbevis
Förordningen tillåter att medlemsländerna gör undantag från reglerna om personuppgiftsbehandling om det är nödvändigt för att upprätthålla rätten till yttrandefrihet. I yttrandefrihetsgrundlagen regleras både sådana utgivningsbevis som gäller automatiskt för massmedieföretag och sådana som gäller efter ansökan, så kallat frivilligt utgivningsbevis. Ett utgivningsbevis innebär att reglerna om personuppgiftsbehandling inte gäller om det skulle inkräkta på den grundlagsskyddade rätten till yttrandefrihet.

Revidering av denna text
Vid olika förändringar som rör och påverkar SHFK och SHFKs verksamhet kan denna text revideras. SHFKs verksamhet påverkas till exempel av lagar, stadgar, regler och beslut. När förändringar sker som medför att SHFK behöver anpassa hantering och rutiner kring lagring av personuppgifter kan även denna text behöva viss revidering. Om revidering av denna text behöver göras meddelas detta i anknytning till texten.

Kontakt med SHFK

Om du har frågor som rör dina personuppgifter är du välkommen att kontakta SHFKs sekreterare. Där kan du också begära utdrag och rättelse eller begära att dina personuppgifter raderas. Du har alltid rätt att stoppa SHFKs lagring och behandling av dina personuppgifter såvida SHFKs intressen inte väger tyngre än din önskan om radering.

Personuppgifterna kan komma att användas för direktmarknadsföring och utskick av information från SHFK. Vill du inte få dessa utskick kan du avsäga dig dem genom att kontakta klubbens på sekreterare@shfk.se